Jasa Headhunter Jakarta: Cara Kerja, Biaya, dan Izinnya

Jasa headhunter Jakarta adalah layanan pencarian kandidat senior yang mendekati orang secara langsung dan rahasia, termasuk mereka yang tidak sedang melamar kerja. Tidak ada tarif resmi, sehingga biayanya ditentukan dalam kontrak dan biasanya berupa persentase dari penghasilan tahun pertama. Sebelum menandatangani kontrak, periksa izin usaha firma tersebut, karena Permenaker 18/2024 mensyaratkan perjanjian tertulis yang memuat imbalan jasa dan jaminan penempatan.

Kapan perusahaan di Jakarta perlu memakai jasa headhunter?

Gunakan jasa headhunter ketika posisinya senior, kandidatnya langka, atau pencariannya harus dirahasiakan. Untuk posisi yang pelamarnya banyak, iklan lowongan atau agen biasa umumnya lebih masuk akal dari sisi biaya.

Tabel berikut adalah cara kami membaca pilihan yang tersedia, sehingga anggaplah sebagai titik awal dan bukan aturan baku.

Alasan terpenting biasanya kerahasiaan dan akses. Artinya, Anda membayar untuk menjangkau orang yang tidak akan pernah melihat iklan Anda, dan untuk menjaga agar pasar tidak tahu bahwa Anda sedang mencari.

Panduan kami tentang jasa rekrutmen eksekutif membahas lebih jauh pencarian untuk posisi direksi, sedangkan panduan jasa rekrutmen karyawan untuk perusahaan cocok bila kebutuhan Anda mencakup semua level.

Apa bedanya headhunter retained dan agen contingency?

Bedanya terletak pada cara pembayaran dan komitmen kerja. Asosiasi firma pencarian eksekutif, AESC, menjelaskan bahwa agen contingency dibayar setelah kandidat diterima, sedangkan firma retained menagih biaya sejak awal dan bekerja secara eksklusif.

Sederhananya, pada retained Anda membayar proses pencariannya, dan pada contingency Anda membayar hasilnya. Sebuah firma bisa menawarkan kedua model, jadi tanyakan model mana yang berlaku untuk posisi Anda sebelum membandingkan harga.

Istilah "headhunter" sendiri bukan kategori hukum. Permenaker Nomor 18 Tahun 2024 mengatur agen penempatan swasta (PPTKS) dan Job Portal, sehingga yang perlu Anda tanyakan adalah izin apa yang menaungi pekerjaan firma tersebut di Indonesia. Dalam praktiknya, label di situs web tidak banyak berarti, dan izin serta kontraklah yang menunjukkan apa yang sebenarnya Anda beli.

Bagaimana alur kerja jasa headhunter?

Alurnya umumnya bergerak dari penyusunan brief, pemetaan pasar, pendekatan kandidat, penyaringan, daftar pendek, hingga penempatan. Lama setiap tahap berbeda antarfirma, jadi mintalah jadwal tertulis dan tanyakan apakah masa pemberitahuan kandidat sudah dihitung.

Sebagai satu contoh yang dipublikasikan, Jesson Global menyebut proses empat sampai delapan minggu dari kickoff hingga penempatan. Pencarian di Indonesia dijalankan melalui PT. Jesson Global Indonesia, dan setiap pencarian dipimpin konsultan senior.

Ada satu hal yang jarang dibahas, yaitu bahwa jadwal pencarian juga bergantung pada keputusan di pihak Anda. Tabel berikut menggabungkan tahap tersebut dengan keputusan yang menurut kami perlu disiapkan perusahaan, dan kolom terakhir adalah saran kami, bukan bagian dari proses yang dipublikasikan.

Tabel ini menunjukkan bahwa setiap tahap memiliki pekerjaan rumah bagi perusahaan. Artinya, firma dapat bekerja cepat, tetapi kandidat yang baik tetap bisa hilang jika penawaran Anda terlambat.

Artikel kami tentang lama proses executive search di Indonesia membahas jadwal ini lebih rinci dalam bahasa Inggris.

Berapa biaya jasa headhunter di Jakarta?

Tidak ada tarif resmi, sehingga biayanya sepenuhnya mengikuti kontrak dan umumnya dihitung sebagai persentase penghasilan tahun pertama. Rujukan yang terdokumentasi adalah laporan Korn Ferry kepada regulator pasar modal Amerika Serikat, yang menyebut fee pencariannya "generally one-third of the estimated first-year cash compensation" dari kandidat yang ditempatkan. Angka itu adalah praktik satu firma global dan bukan tarif pasar Jakarta.

Pajak kemudian memengaruhi arus kas Anda. Direktorat Jenderal Pajak menjelaskan bahwa PPN yang dikenakan tetap 11% untuk jasa non-mewah, dan bahwa PPh Pasal 23 atas jasa adalah 2% dari jumlah bruto, atau 100% lebih tinggi bila penerimanya tidak memiliki NPWP. Apakah fee rekrutmen termasuk daftar jasa PPh 23 adalah pertanyaan klasifikasi yang perlu Anda pastikan dengan konsultan pajak.

Tabel berikut hanya ilustrasi, dengan asumsi fee 20% dari 12 bulan gaji pokok, firma memungut PPN, dan PPh 23 berlaku. Angka 20% kami pilih agar hitungannya mudah, dan angka itu bukan penawaran harga.

Selisih dua kolom terakhir bukanlah penghematan. Sederhananya, jumlah itu Anda setorkan ke kantor pajak dan bukan ke firma, sehingga total uang keluar tetap sebesar total tagihan.

Tanyakan juga dasar persentasenya, karena gaji pokok saja menghasilkan fee yang lebih kecil daripada gaji pokok ditambah tunjangan tetap. Pembahasan lebih lengkap ada di panduan kami tentang biaya jasa headhunter.

Bila firma menagih dari luar negeri, potongan pajaknya bisa berubah cukup besar. Direktorat Jenderal Pajak menyebut PPh Pasal 26 sebesar 20% ketika syarat perjanjian pajak tidak terpenuhi, sedangkan rute perjanjian pajak memerlukan dokumen domisili pihak asing. Dalam praktiknya, tanyakan entitas mana yang akan menagih Anda, dan sepakati siapa yang menanggung pajak itu.

Bagaimana cara memeriksa izin perusahaan headhunter di Jakarta?

Mintalah dokumen izinnya, lalu pastikan badan hukum pada dokumen itu sama dengan pihak yang menandatangani kontrak. Pasal 10 Permenaker 18/2024 menyebut perizinan berusaha terdiri atas NIB dan/atau Sertifikat Standar, sehingga wajar bila Anda memintanya.

Nomor NIB juga dapat Anda periksa sendiri, karena panduan Hukumonline menyebut kolom Pencarian NIB di situs OSS, dan pemeriksaan juga bisa dilakukan melalui INSW dengan NPWP dan NIB.

Firma yang ragu menjawab pertanyaan ini sudah memberi Anda informasi yang berguna. Sederhananya, Anda memastikan dulu bahwa perusahaan itu boleh melakukan pekerjaan ini, dan baru sesudahnya menilai apakah pekerjaannya bagus. Bobot penilaian yang lebih lengkap tersedia di panduan cara menilai perusahaan headhunter.

Apa yang harus tertulis dalam kontrak jasa headhunter?

Kontrak harus memuat tujuh butir minimum, dan Anda sebaiknya menambahkan beberapa butir lain. Pasal 54 ayat (2) Permenaker 18/2024 menyebut identitas para pihak, hak dan kewajiban, ruang lingkup pekerjaan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, upah, imbalan jasa, dan jaminan penempatan.

Aturan tersebut mewajibkan jaminan penempatan, tetapi tidak menetapkan lamanya, sehingga masa jaminan menjadi bahan negosiasi Anda. Tambahkan butir berikut sebelum menandatangani:

• Dasar fee: apa yang dihitung sebagai penghasilan, dan apakah fee berubah mengikuti penawaran akhir.
• Jadwal pembayaran: berapa yang dibayar di setiap tahap, dan apa kewajiban Anda jika pencarian dibatalkan.
• Syarat penggantian: masa berlakunya, pemicunya, dan apakah bentuknya pencarian ulang atau pengembalian sebagian.
• Kepemilikan kandidat: berapa lama kandidat yang diperkenalkan firma tetap terkena fee.
• Eksklusivitas: apakah tim Anda atau agen lain boleh mencari untuk posisi yang sama.
• Kerahasiaan: siapa yang boleh mengetahui nama perusahaan Anda, dan pada tahap apa.
• Daftar larangan: perusahaan klien atau grup yang tidak boleh didekati.

Kepemilikan kandidat paling sering menimbulkan perselisihan, karena tim Anda bisa saja menemukan orang yang sama secara terpisah. Artinya, tuliskan masa dan aturannya sekarang, sehingga tidak ada yang perlu diperdebatkan setelah perekrutan terjadi.

Siapa yang melaporkan lowongan ke pemerintah?

Kewajiban itu ada pada perusahaan, kecuali firma melaporkannya untuk Anda, jadi sepakati siapa yang mengerjakannya. Pasal 29 ayat (3) mengatur bahwa informasi lowongan wajib dilaporkan pemberi kerja melalui SIAPkerja, dan ayat (4) mensyaratkan akun SIAPkerja, sedangkan Pasal 55 ayat (1) menyebut PPTKS melaporkan lowongan bila pemberi kerja belum melakukannya.

Bila kandidat mungkin berasal dari provinsi lain, ada syarat tambahan bagi firma. Pasal 53 menyebut PPTKS yang merekrut untuk pemberi kerja harus memiliki perjanjian kerja sama penempatan, melaporkan lowongan, serta memiliki SPP AKAD dan SPR.

Hal ini penting karena posisi senior di Jakarta sering menarik kandidat dari daerah lain. Dalam praktiknya, tanyakan apakah firma memegang dokumen tersebut untuk wilayah yang Anda sasar, dan jangan berasumsi bahwa izin di Jakarta sudah menyelesaikan semuanya.

Bagaimana data kandidat harus diperlakukan?

Perlakukan CV dan catatan wawancara sebagai data pribadi, dan pastikan ada dasar hukum untuk memprosesnya. Menurut ulasan Hukumonline, Pasal 20 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) mengenal enam dasar pemrosesan, termasuk persetujuan yang sah secara eksplisit, kewajiban perjanjian, dan kepentingan yang sah.

Pencarian rahasia membuat hal ini lebih sensitif, karena kandidat yang masih bekerja bisa dirugikan bila namanya bocor. Sederhananya, tanyakan kepada firma dasar apa yang dipakainya, siapa saja yang menerima profil kandidat, dan kapan data itu dihapus, lalu tuliskan jawabannya dalam kontrak. Untuk penerapan pada kasus Anda, mintalah pendapat penasihat hukum.

Apa arti angka upah Jakarta bagi brief Anda?

Angka itu hanya batas bawah hukum dan rujukan kasar, sehingga tidak menjelaskan penghasilan posisi senior. Upah minimum provinsi Jakarta 2026 adalah Rp5.729.876 per bulan, dan beberapa sektor memiliki upah minimum yang lebih tinggi.

BPS mencatat rata-rata upah buruh di Jakarta Rp5,74 juta pada Mei 2026, tertinggi di antara semua provinsi, sedangkan rata-rata nasional Rp3,39 juta. Rata-rata ini mencakup buruh di semua level, sehingga tidak dapat dipakai untuk menentukan gaji direktur.

Artinya, tolok ukur nasional kemungkinan terlihat rendah bagi kandidat Jakarta, tetapi angka BPS pun tidak cukup untuk memberi harga pada satu posisi. Mintalah bukti terkini dari firma untuk posisi yang spesifik, misalnya penawaran yang baru mereka lihat, dan tanyakan dari mana bukti itu berasal.

Rentang gaji juga wajib ada dalam perjanjian dengan firma, karena Pasal 54 mencantumkan upah sebagai salah satu butirnya. Karena itu, rentang yang jelas sejak brief pertama menghemat waktu kedua pihak.

Kesalahan apa yang paling sering merugikan perusahaan?

Kesalahan yang paling merugikan biasanya terjadi di pihak perusahaan, bukan di pihak firma. Daftar berikut berasal dari cara kerja proses dan aturan di atas, dan bukan dari survei.

1. Memakai satu agen untuk semua posisi. Firma yang mengisi banyak posisi dengan cepat bekerja berbeda dari firma yang menangani sedikit pencarian senior.
2. Brief tanpa rentang gaji. Firma lalu mendekati orang yang tidak sesuai anggaran Anda.
3. Tidak menetapkan pengambil keputusan. Keputusan yang lambat dapat membuat kandidat menerima tawaran lain.
4. Membandingkan persentase tanpa melihat dasarnya. Persentase yang lebih rendah bisa saja berlaku pada dasar yang lebih besar.
5. Mengabaikan masa pemberitahuan kandidat. Tanggal penempatan belum tentu sama dengan tanggal mulai kerja.

Semua kesalahan ini dapat dicegah sebelum pencarian dimulai. Sederhananya, satu halaman brief yang jelas dan kontrak yang lengkap mencegah sebagian besar masalah di belakang hari.

Apa langkah berikutnya?

Tuliskan satu halaman berisi target tahun pertama, rentang gaji, syarat utama, dan tingkat kerahasiaan, lalu ajukan pertanyaan izin di atas kepada dua atau tiga firma. Bila posisinya setingkat direktur ke atas, penggantian rahasia, atau tim masuk pasar, Anda dapat melihat bagaimana sebuah pencarian disusun di halaman executive search kami.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa fee perusahaan headhunter di Jakarta?

Tidak ada tarif resmi, sehingga fee ditetapkan dalam kontrak dan umumnya berupa persentase penghasilan tahun pertama. Sebagai satu rujukan terdokumentasi, Korn Ferry melaporkan fee pencariannya umumnya sepertiga dari penghasilan tunai tahun pertama. Mintalah persentase, dasar perhitungan, dan jadwal pembayaran secara tertulis dari setiap firma yang Anda bandingkan.

Bagaimana cara mengecek legalitas perusahaan headhunter di Jakarta?

Mintalah NIB dan/atau Sertifikat Standar, yang disebut Permenaker 18/2024 sebagai perizinan berusaha, lalu pastikan badan hukumnya sama dengan pihak yang menandatangani kontrak. Nomor NIB dapat diperiksa melalui kolom Pencarian NIB di OSS. Tanyakan juga apakah firma memiliki Petugas Antar Kerja, karena Pasal 10 mensyaratkannya.

Apakah kandidat harus membayar headhunter?

Tidak dalam kondisi umum, karena yang membayar adalah perusahaan. Permenaker 18/2024 melarang PPTKS memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur undang-undang, dan melarang Job Portal memungut biaya dari pencari kerja. Imbalan jasa harus tercantum dalam perjanjian tertulis antara firma dan perusahaan.

Berapa lama jasa headhunter menemukan kandidat?

Lamanya berbeda menurut posisi dan firma, jadi mintalah jadwal tertulis untuk setiap tahap. Sebagai contoh yang dipublikasikan, Jesson Global menyebut empat sampai delapan minggu dari kickoff hingga penempatan, dengan daftar pendek 3 sampai 5 profil pada minggu keempat sampai keenam. Tanyakan apakah masa pemberitahuan kandidat sudah termasuk dalam jadwal itu.

Apakah ada daftar resmi perusahaan headhunter di Jakarta?

Kami tidak menemukan peringkat resmi perusahaan headhunter, sehingga daftar di internet sebaiknya diperlakukan sebagai titik awal saja. Periksa setiap nama dengan cara yang sama, yaitu izin usaha, badan hukum penandatangan kontrak, model fee, dan masa jaminan. Dengan begitu, keputusan Anda bertumpu pada bukti dan bukan pada urutan dalam daftar.