Konsultan Rekrutmen Adalah: Peran, Aturan, dan Biayanya

Konsultan rekrutmen adalah mitra dari luar perusahaan yang membantu mencari, menyaring, dan mengajukan kandidat untuk posisi tertentu, sedangkan keputusan merekrut tetap berada di tangan perusahaan. Istilah ini merupakan istilah pasar, sehingga yang perlu Anda periksa adalah izin usahanya. Di Indonesia, Permenaker 18/2024 mengatur agen penempatan swasta dan melarang mereka memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu.

Apa yang dikerjakan konsultan rekrutmen?

Konsultan rekrutmen menerjemahkan kebutuhan posisi menjadi daftar kandidat yang layak diwawancarai. Pekerjaannya biasanya mencakup memahami brief, mencari kandidat, menyaring, mengatur wawancara, dan membantu proses penawaran.

Cakupan ini berbeda antarpenyedia, karena istilah "konsultan rekrutmen" tidak menjelaskan model kerjanya. Sederhananya, dua firma dengan sebutan yang sama bisa menawarkan pekerjaan yang sangat berbeda, jadi mintalah daftar pekerjaan tertulis sebelum membandingkan harga.

Daftar itu sebaiknya menyebut siapa yang menangani posisi Anda, dari mana kandidat dicari, dan berapa profil yang akan diajukan. Dalam praktiknya, jawaban yang rinci memudahkan Anda membandingkan penawaran, sedangkan jawaban yang umum biasanya menyisakan banyak pertanyaan setelah kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Apa yang tetap menjadi tugas perusahaan?

Keputusan merekrut, penawaran kerja, dan kewajiban kepada karyawan tetap menjadi tanggung jawab perusahaan. Tabel berikut adalah pembagian yang kami sarankan, dan hanya kolom dasar aturan yang berasal dari Permenaker Nomor 18 Tahun 2024.

Pelaporan lowongan adalah butir yang paling mudah terlewat, karena setiap pihak bisa mengira pihak lain sudah mengerjakannya. Artinya, tuliskan siapa yang melapor dalam kontrak, sehingga kewajiban itu tidak terlewat.

Apa bedanya dengan headhunter dan tim HR internal?

Bedanya ada pada cara mencari kandidat dan tingkat posisi yang ditangani. Konsultan rekrutmen sering bekerja dengan kandidat yang sudah aktif mencari kerja, sedangkan headhunter lebih banyak mendekati orang yang tidak sedang melamar.

Tabel ini adalah gambaran umum menurut kami dan bukan definisi hukum. Menurut AESC, perekrut contingency umumnya mengisi posisi level awal hingga menengah, sedangkan firma retained berfokus pada posisi eksekutif dan senior.

Dalam praktiknya, satu firma bisa saja mengerjakan keduanya, jadi tanyakan siapa yang akan menangani posisi Anda dan bagaimana mereka menemukan kandidat. Untuk pencarian level direksi, panduan jasa rekrutmen eksekutif membahas prosesnya, dan artikel jasa pencarian kandidat membandingkan jenis layanannya.

Izin apa yang harus dimiliki konsultan rekrutmen?

Bila firma menempatkan tenaga kerja di dalam negeri, tanyakan apakah ia memenuhi syarat sebagai agen penempatan swasta (PPTKS) atau Job Portal. Pasal 1 angka 9 Permenaker 18/2024 mendefinisikan PPTKS sebagai badan usaha berbadan hukum yang telah memperoleh perizinan berusaha, sedangkan Pasal 10 mensyaratkan perizinan berusaha, Petugas Antar Kerja, dan SPP AKAD.

Perizinan berusaha itu sendiri terdiri atas NIB dan/atau Sertifikat Standar. Sederhananya, mintalah dokumen tersebut, lalu pastikan nama badan hukum di dalamnya sama dengan pihak yang menandatangani kontrak.

Definisi ini tidak menjawab semua bentuk kerja sama, misalnya konsultan perorangan yang hanya memberi saran. Karena itu, tanyakan secara langsung kategori apa yang berlaku, dan mintalah pendapat penasihat hukum bila jawabannya tidak jelas.

Panduan kami tentang cara menilai perusahaan headhunter memuat daftar penilaian yang juga dapat dipakai untuk konsultan rekrutmen.

Berapa biaya konsultan rekrutmen?

Tidak ada tarif resmi yang kami temukan, sehingga biayanya mengikuti kontrak dan sering dihitung dari gaji kandidat. Perbandingan model fee dan angka rujukannya ada di panduan kami tentang biaya jasa headhunter.

Pajak memengaruhi uang yang keluar dari rekening Anda. Direktorat Jenderal Pajak menyebut PPN yang dikenakan tetap 11% untuk jasa non-mewah, dan PPh Pasal 23 atas jasa sebesar 2% dari jumlah bruto, atau 100% lebih tinggi tanpa NPWP. Apakah fee rekrutmen masuk daftar jasa PPh 23 perlu dipastikan dengan konsultan pajak Anda.

Contoh berikut memakai fee Rp40.000.000, dan angka ini kami pilih untuk memudahkan hitungan, bukan sebagai tarif pasar.

Pemotongan PPh 23 tidak mengurangi biaya Anda. Artinya, Rp800.000 itu berpindah ke kantor pajak dan bukan menjadi penghematan, sehingga total uang keluar tetap Rp44.400.000.

Kapan perusahaan perlu memakai konsultan rekrutmen?

Pakailah konsultan bila tim Anda tidak memiliki waktu atau jangkauan untuk posisi itu, dan bila biaya kekosongan posisi lebih besar daripada fee. Sebaliknya, untuk posisi yang pelamarnya banyak, tim internal biasanya sudah cukup.

Pertanyaan berikut membantu Anda memutuskan, dan pertanyaan ini berasal dari kerangka kami sendiri, bukan dari survei.

1. Apakah kandidat yang tepat kemungkinan sedang aktif melamar?
2. Apakah tim Anda punya waktu untuk menyaring dalam jadwal yang dibutuhkan?
3. Apakah lowongan ini boleh diketahui pasar?
4. Apakah Anda sudah memiliki rentang gaji yang disetujui?

Bila dua jawaban pertama "tidak", konsultan atau headhunter layak dipertimbangkan. Sederhananya, Anda membayar pihak luar untuk jangkauan dan waktu yang tidak dimiliki tim Anda sendiri.

Apa yang harus tertulis dalam kontrak?

Pasal 54 ayat (2) Permenaker 18/2024 menetapkan isi minimum perjanjian, sedangkan butir komersial lainnya perlu Anda tambahkan sendiri. Isi minimum itu adalah identitas para pihak, hak dan kewajiban, ruang lingkup, jumlah tenaga kerja, upah, imbalan jasa, dan jaminan penempatan.

Aturan tersebut tidak menetapkan lama jaminan, sehingga masa jaminan perlu dinegosiasikan. Tambahkan juga dasar perhitungan fee, jadwal pembayaran, dan lamanya kandidat tetap terkena fee, karena menurut penilaian kami butir-butir itu mudah menjadi sumber perselisihan.

Bila posisi yang Anda cari setingkat direktur ke atas, lintas negara, atau harus dirahasiakan, Anda dapat melihat cara pencarian disusun di halaman executive search kami.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu konsultan rekrutmen?

Konsultan rekrutmen adalah mitra dari luar perusahaan yang membantu mencari, menyaring, dan mengajukan kandidat untuk posisi tertentu. Istilah ini merupakan istilah pasar dan bukan kategori yang kami temukan dalam Permenaker 18/2024, sehingga Anda perlu menanyakan izin yang menaungi pekerjaannya. Keputusan merekrut tetap berada pada perusahaan yang membuka lowongan.

Apa beda konsultan rekrutmen dan headhunter?

Konsultan rekrutmen sering bekerja dengan kandidat yang sudah aktif mencari kerja, sedangkan headhunter lebih banyak mendekati orang yang tidak sedang melamar. Headhunter umumnya menangani posisi senior dan pencarian rahasia. Satu firma bisa menawarkan keduanya, jadi tanyakan model kerja yang berlaku untuk posisi Anda sebelum membandingkan biaya.

Siapa yang membayar konsultan rekrutmen?

Perusahaan yang merekrut adalah pihak yang membayar. Permenaker 18/2024 melarang agen penempatan swasta memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur undang-undang. Imbalan jasa juga harus tercantum dalam perjanjian tertulis antara firma dan perusahaan, sehingga jumlahnya jelas sejak awal kerja sama.

Apakah perusahaan tetap wajib melaporkan lowongan?

Ya, kewajiban itu ada pada perusahaan. Pasal 29 Permenaker 18/2024 mewajibkan pelaporan lowongan melalui SIAPkerja, dan Pasal 55 menyebut agen melapor bila perusahaan belum melakukannya. Sepakati dalam kontrak siapa yang mengerjakan pelaporan, sehingga tidak ada pihak yang mengira urusan itu sudah selesai.