Jasa Rekrutmen Karyawan untuk Perusahaan: Panduan Memilih

Jasa rekrutmen karyawan untuk perusahaan yang sah di Indonesia adalah badan usaha berbadan hukum dengan perizinan berusaha, dan biayanya ditagih ke perusahaan, bukan ke pencari kerja. Untuk perekrutan tetap, pilihannya berkisar dari portal lowongan, agen penempatan, sampai executive search untuk posisi senior. Sebelum menandatangani kontrak, cek izin agen, pastikan fee dan jaminan penempatan tertulis, dan siapkan pelaporan lowongan lewat SIAPkerja.

Jasa rekrutmen apa yang tersedia untuk perusahaan?

Ada tiga bentuk layanan yang paling relevan untuk perekrutan karyawan tetap, dan masing-masing punya peran berbeda dalam proses Anda. Aturan penempatan tenaga kerja dalam negeri, yaitu Permenaker No. 18 Tahun 2024, membedakan lembaga penempatan swasta menjadi tiga jenis: perusahaan penempatan tenaga kerja swasta (PPTKS), perusahaan penempatan pekerja rumah tangga (P3RT), dan job portal (Pasal 10 ayat 1). Untuk perekrutan karyawan perusahaan, yang relevan adalah PPTKS dan job portal.

Perjanjian dengan agen penempatan mengatur layanan penempatan, bukan hubungan kerja dengan kandidat. Pastikan lingkup layanan dan siapa yang menjadi pemberi kerja tertulis jelas di perjanjian sejak awal.

Kapan memakai agen kontingensi dan kapan retained?

Pilih retained untuk posisi senior, dan kontingensi untuk posisi tingkat awal sampai menengah. Perbedaan utamanya ada pada kapan Anda membayar dan siapa yang melakukan penilaian akhir. Asosiasi industri AESC menjelaskan bahwa agen kontingensi menerima pembayaran setelah kandidat teridentifikasi dan direkrut, dan menyerahkan penilaian serta seleksi kepada klien. Pada model retained, biaya konsultasi atau retainer ditagih di awal hubungan kerja.

Sumber: ringkasan dari AESC. Pembagian ini adalah gambaran umum industri; kontrak aktual bisa menggabungkan unsur keduanya, jadi baca syaratnya dan jangan hanya mengandalkan label. Untuk uraian biaya dan pajaknya, lihat panduan biaya jasa headhunter.

Bagaimana memastikan agen rekrutmen itu legal?

Minta bukti perizinan sebelum pembicaraan harga. Pasal 10 ayat (2) Permenaker 18/2024 mewajibkan PPTKS memiliki perizinan berusaha, memiliki Petugas Antar Kerja, dan memiliki SPP AKAD. Perizinan berusaha yang dimaksud terdiri atas NIB dan/atau Sertifikat Standar (Pasal 10 ayat 4). Definisi PPTKS sendiri menyebut badan usaha berbadan hukum yang telah memperoleh perizinan berusaha untuk menyelenggarakan pelayanan penempatan dalam negeri (Pasal 1 angka 9).

SPP AKAD adalah surat persetujuan penempatan antar daerah provinsi, sedangkan SPR (Surat Pengantar Rekrut) adalah izin dari dinas ketenagakerjaan provinsi untuk merekrut pencari kerja bagi kebutuhan antar daerah (Pasal 1 angka 15 sampai 17). Bila posisi Anda akan diisi kandidat dari provinsi lain, tanyakan apakah agen sudah memegang kedua dokumen tersebut. Pasal 53 mencantumkannya sebagai kewajiban PPTKS yang merekrut pencari kerja untuk ditempatkan di pemberi kerja.

Apa kewajiban perusahaan soal lowongan kerja?

Perusahaan wajib melaporkan informasi lowongan kerja kepada Menteri melalui SIAPkerja. Pasal 29 ayat (3) Permenaker 18/2024 menyatakan hal itu, dan ayat (4) mensyaratkan pemberi kerja memiliki akun SIAPkerja. Laporan lowongan diverifikasi oleh Pengantar Kerja secara daring paling lama satu hari kerja, dan pelaporannya tidak dipungut biaya (Pasal 29 ayat 6 dan 8).

Bila Anda memakai agen, Pasal 55 ayat (1) menyebut bahwa PPTKS melaporkan lowongan tersebut lewat SIAPkerja jika pemberi kerja belum melaporkannya. Karena itu, sepakati di awal siapa yang melapor, agar tidak ada lowongan yang terlewat atau terlapor ganda.

Apa yang harus tertulis di perjanjian kerja sama?

Perjanjian kerja sama penempatan harus tertulis. Pasal 54 ayat (1) menyebutnya sebagai perjanjian tertulis antara PPTKS dan pemberi kerja yang memuat hak dan kewajiban para pihak. Pasal 54 ayat (2) menetapkan isi minimalnya.

Pasal 54 hanya mewajibkan butir-butir di atas dicantumkan. Lama masa jaminan dan besar fee ditentukan dalam kontrak, jadi tuliskan dengan jelas.

Daftar periksa sebelum menandatangani kontrak

Gunakan daftar ini untuk membandingkan dua atau tiga penyedia dengan ukuran yang sama.

1. Badan hukum dan izin. Minta NIB dan Sertifikat Standar (Pasal 10 ayat 2 dan 4).
2. Tidak memungut biaya dari kandidat. Tanyakan kebijakan tertulisnya. PPTKS dilarang memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur peraturan perundang-undangan (Pasal 11).
3. Dokumen antar daerah. Tanyakan SPP AKAD dan SPR bila kandidat berasal dari provinsi lain (Pasal 53).
4. Perjanjian tertulis dengan tujuh butir minimal pada tabel di atas (Pasal 54).
5. Pembagian tugas pelaporan lowongan lewat SIAPkerja (Pasal 29 dan 55).
6. Model pembayaran. Kontingensi atau retained, dan kapan setiap pembayaran jatuh tempo.
7. Dasar perhitungan fee. Gaji pokok saja, atau juga tunjangan dan bonus.
8. Pajak. Siapa yang memotong dan menyetor, dan apakah penyedia memiliki NPWP.

Bagaimana pajak atas fee jasa rekrutmen?

Fee jasa rekrutmen umumnya dikenai PPN dan pemotongan PPh 23. PPN tercatat 12%, tetapi untuk barang dan jasa nonmewah DJP menjelaskan bahwa koefisien 11/12 membuat PPN yang dikenakan tetap 11%. Untuk PPh 23, DJP menyebut pemotongan sebesar 2% dari jumlah bruto nilai jasa, dan tarifnya menjadi 100% lebih tinggi bila penerima penghasilan tidak memiliki NPWP.

Contoh dengan fee Rp30.000.000 (angka ilustrasi, bukan patokan pasar) bagi penyedia yang memungut PPN:

Pemotongan PPh 23 tidak menambah biaya Anda, tetapi memengaruhi arus kas dan harus disetor ke negara. Bila penyedia tidak ber-NPWP, potongan pada contoh ini menjadi Rp1.200.000. Klasifikasi jasa rekrutmen dalam daftar jenis jasa PPh 23 sebaiknya Anda konfirmasikan dengan konsultan pajak.

Kapan sebaiknya memakai executive search?

Pertimbangkan executive search bila posisi bersifat senior, rahasia, atau sulit diisi lewat lowongan terbuka. Sebagai satu contoh proses, pencarian eksekutif di Jesson Global berjalan sekitar empat sampai delapan minggu dari kickoff sampai penempatan, dengan shortlist tiga sampai lima profil yang sudah diverifikasi, dan pendampingan bagi kedua pihak selama 90 hari pertama. Pencarian di Indonesia dijalankan secara lokal lewat PT. Jesson Global Indonesia. Kandidatnya berasal dari pendekatan langsung dan jaringan privat, bukan dari iklan lowongan.

Bila Anda sedang membandingkan penyedia untuk posisi direktur ke atas, Anda dapat berdiskusi dengan konsultan kami tentang waktu dan kebutuhan posisinya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang membayar jasa rekrutmen karyawan?

Perusahaan pengguna jasa yang membayar. Permenaker 18/2024 melarang PPTKS memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur peraturan perundang-undangan. Job portal juga dilarang memungut biaya dari pencari kerja. Besaran fee untuk perusahaan ditulis di perjanjian kerja sama.

Apakah perusahaan wajib melaporkan lowongan kerja?

Ya. Pasal 29 ayat (3) Permenaker 18/2024 mewajibkan pemberi kerja melaporkan informasi lowongan kepada Menteri melalui SIAPkerja, dan pelaporannya tidak dipungut biaya. Bila Anda memakai PPTKS dan belum melapor, agen melaporkannya menurut Pasal 55 ayat (1).

Apa saja yang harus ada di perjanjian dengan agen rekrutmen?

Minimal identitas para pihak, hak dan kewajiban, lingkup pekerjaan, jumlah tenaga kerja, besaran upah, imbalan jasa atau biaya penempatan, dan jaminan penempatan (Pasal 54 ayat 2). Lama masa jaminan dan besar fee ditentukan dalam kontrak, jadi sepakati secara tertulis.

Apa beda agen kontingensi dan retained?

Agen kontingensi dibayar setelah kandidat direkrut dan menyerahkan penilaian kepada klien. Firma retained menagih biaya konsultasi di awal, menangani sedikit penugasan sekaligus, dan lazim dipakai untuk eksekutif senior, menurut AESC.

Apakah fee jasa rekrutmen kena PPh 23?

Umumnya perusahaan memotong PPh 23 sebesar 2% dari jumlah bruto jasa, atau 4% bila penerima tidak ber-NPWP, menurut DJP. Karena klasifikasi jasa rekrutmen dalam daftar jasa PPh 23 perlu dipastikan, minta konfirmasi konsultan pajak Anda.