Biaya Jasa Headhunter: Model Fee, Pajak, dan Contoh

Biaya jasa headhunter hampir selalu dihitung sebagai persentase dari kompensasi tahunan kandidat yang direkrut, dan ditanggung perusahaan, bukan kandidat. Firma executive search global seperti Korn Ferry menetapkan fee umumnya sepertiga dari kompensasi tunai tahun pertama. Di luar fee, perusahaan perlu menghitung PPN efektif 11% di atas tagihan dan memotong PPh 23 sebesar 2% saat membayar headhunter dalam negeri.

Berapa biaya jasa headhunter di Indonesia?

Tidak ada tarif resmi atau patokan industri yang diterbitkan untuk Indonesia. Fee ditentukan dalam kontrak antara perusahaan dan headhunter, sehingga angka yang Anda terima akan bergantung pada posisi, tingkat kesulitan, dan model kerja sama.

Sebagai titik acuan yang bisa diverifikasi, Korn Ferry dalam laporan tahunan resminya kepada regulator pasar modal Amerika Serikat menyebut fee pencarian eksekutifnya "umumnya sepertiga dari estimasi kompensasi tunai tahun pertama" (terjemahan bebas), ditambah persentase untuk biaya tidak langsung (Korn Ferry Form 10-K, 2026). Laporan yang sama menjelaskan adanya uptick fee bila gaji akhir yang disepakati lebih tinggi dari estimasi awal.

Di pasar lokal, beberapa platform HR menulis kisaran yang lebih rendah, misalnya 15% sampai 30% dari gaji tahunan (KantorKu) atau 20% sampai 30% (KitaLulus). Kedua angka itu tidak mencantumkan sumber data dan saling berbeda, jadi perlakukan sebagai gambaran kasar, bukan patokan. Cara paling akurat tetap meminta penawaran tertulis dari dua atau tiga firma untuk posisi yang sama.

Apa saja model fee headhunter?

Ada tiga model yang paling sering dipakai. Perbedaannya ada pada kapan Anda membayar dan seberapa besar komitmen kedua pihak.

Model retainer menuntut komitmen lebih besar, tetapi biasanya memberi Anda pemetaan pasar yang lebih menyeluruh dan akses ke kandidat pasif, yaitu orang yang tidak sedang mencari kerja. Model success fee lebih ringan di awal, tetapi cocok terutama bila posisi tersebut memang tidak terlalu langka.

Apa yang masuk ke dasar perhitungan fee?

Pastikan kontrak menyebut dengan jelas apa yang dimaksud dengan "kompensasi tahunan". Korn Ferry, misalnya, menghitung dari kompensasi tunai tahun pertama, bukan hanya gaji pokok. Komponen yang sering menjadi bahan negosiasi:

• Gaji pokok 12 bulan.
• Tunjangan tetap dan THR.
• Bonus yang dijamin (guaranteed bonus) dan sign-on bonus.
• Bonus kinerja yang belum pasti, yang sebaiknya dikecualikan atau dihitung dari target.

Satu kalimat definisi di kontrak bisa mengubah fee puluhan juta rupiah, jadi sepakati sebelum pencarian dimulai.

Bagaimana pajak atas fee headhunter?

Ada dua pajak yang langsung memengaruhi tagihan dan arus kas Anda.

PPN. Bila headhunter berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP), tagihannya umumnya ditambah PPN. Sejak berlakunya PMK 131 Tahun 2024, tarif PPN tercatat 12% tetapi untuk barang dan jasa nonmewah dihitung dari dasar pengenaan 11/12 harga, sehingga beban efektifnya 11% (DJP).

PPh 23. Saat membayar headhunter dalam negeri, perusahaan sebagai pemotong pajak umumnya memotong PPh 23 sebesar 2% dari jumlah bruto, tidak termasuk PPN (PMK 141/PMK.03/2015; DDTCNews). Daftar jasa dalam PMK tersebut memuat jasa penyedia tenaga kerja dan/atau tenaga ahli serta jasa perantara dan/atau keagenan, tetapi tidak menyebut jasa rekrutmen secara khusus, jadi pastikan klasifikasinya dengan konsultan pajak Anda. Bila headhunter tidak memiliki NPWP, tarif pemotongan menjadi 100% lebih tinggi (DJP, PPh Pasal 23).

Headhunter luar negeri. Bila Anda membayar firma yang berkedudukan di luar Indonesia, yang berlaku adalah PPh 26 sebesar 20% dari jumlah bruto, kecuali syarat perjanjian penghindaran pajak berganda terpenuhi dan dokumennya lengkap (DJP, PPh Pasal 26). Ini salah satu alasan banyak perusahaan memilih headhunter yang memiliki badan usaha di Indonesia.

Contoh hitungan total biaya untuk satu posisi

Misalkan Anda merekrut seorang direktur keuangan dengan gaji pokok Rp50.000.000 per bulan, dan kontrak menghitung fee dari gaji pokok 12 bulan, yaitu Rp600.000.000. Angka gaji ini adalah asumsi untuk ilustrasi, bukan patokan pasar.

Cara membacanya:

1. PPN dihitung 12% dari 11/12 fee. Pada tarif 20%, dasar pengenaannya Rp110.000.000 dan PPN-nya Rp13.200.000.
2. PPh 23 tidak menambah biaya. Anda menahan 2% dari fee, menyetorkannya ke negara, dan membayar sisanya ke headhunter. Total uang yang keluar dari perusahaan tetap sebesar total tagihan.
3. Bila headhunter tidak ber-NPWP, potongan pada tarif 20% naik dari Rp2.400.000 menjadi Rp4.800.000.
4. Bila fee yang sama (Rp120.000.000) dibayar ke firma luar negeri tanpa fasilitas perjanjian pajak, PPh 26 yang dipotong adalah Rp24.000.000.

Apa yang membuat fee lebih mahal atau lebih murah?

Beberapa faktor yang paling sering menggeser angka penawaran:

• Tingkat jabatan. Semakin senior, semakin sempit pasar kandidat dan semakin panjang proses pendekatannya.
• Kelangkaan keahlian. Peran di sektor yang tumbuh cepat dan kekurangan pemimpin berpengalaman membutuhkan pemetaan pasar yang lebih luas.
• Lokasi kerja. Posisi di lokasi proyek atau kawasan industri di luar Jakarta biasanya punya kandidat lebih sedikit.
• Eksklusivitas. Penugasan eksklusif dengan retainer memberi headhunter kepastian, sehingga ruang negosiasi tarif sering lebih besar.
• Kerahasiaan. Penggantian pejabat yang masih menjabat memerlukan pendekatan yang lebih hati-hati.
• Garansi. Masa garansi penggantian yang lebih panjang biasanya tercermin pada tarif.

Aturan yang perlu Anda cek sebelum memilih headhunter

Aturan penempatan tenaga kerja dalam negeri saat ini adalah Permenaker No. 18 Tahun 2024, yang menggantikan Permenaker 39/2016. Beberapa ketentuan yang relevan bagi perusahaan pengguna jasa:

1. Berbadan hukum dan berizin. Pelaksana penempatan tenaga kerja swasta harus berbentuk badan hukum dan memiliki perizinan berusaha (Pasal 1 angka 9 dan Pasal 10). Minta NIB dan sertifikat standar sebelum menandatangani kontrak.
2. Kandidat tidak boleh ditarik biaya. Pelaksana penempatan swasta dilarang memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur peraturan perundang-undangan (Pasal 11). Ketentuan ini sejalan dengan Pasal 38 UU 13/2003, yang membatasi biaya penempatan pada pengguna tenaga kerja dan golongan serta jabatan tertentu.
3. Fee harus tertulis di perjanjian. Perjanjian kerja sama antara pelaksana penempatan dan pemberi kerja wajib memuat imbalan jasa atau biaya penempatan (Pasal 54). Jangan mulai pencarian hanya dengan kesepakatan lisan.

Headhunter yang meminta uang dari kandidat untuk posisi manajerial biasa adalah tanda bahaya, baik secara hukum maupun bagi reputasi perusahaan Anda di mata calon karyawan.

Kapan fee headhunter sepadan?

Fee headhunter masuk akal ketika biaya posisi yang kosong atau salah rekrut lebih besar dari fee itu sendiri. Untuk posisi direktur, setiap bulan kekosongan berarti keputusan yang tertunda, beban kerja yang menumpuk pada atasan, dan target yang meleset.

Sebagai gambaran proses, pencarian eksekutif di Jesson Global berjalan sekitar empat sampai delapan minggu dari kickoff sampai penempatan, dengan shortlist tiga sampai lima kandidat yang sudah diverifikasi, lalu pendampingan bagi kedua pihak selama 90 hari pertama. Pencarian di Indonesia dijalankan secara lokal melalui PT. Jesson Global Indonesia. Bandingkan unsur-unsur seperti ini, bukan hanya persentase fee, saat Anda menilai beberapa penawaran.

Jika Anda sedang menyiapkan anggaran untuk posisi senior, Anda bisa berdiskusi dengan konsultan executive search kami untuk mendapatkan estimasi waktu dan biaya yang sesuai dengan posisi tersebut.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang membayar biaya jasa headhunter?

Perusahaan yang memakai jasa headhunter yang membayar fee. Permenaker 18/2024 melarang pelaksana penempatan swasta memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu yang diatur peraturan perundang-undangan. Dalam praktik executive search untuk posisi manajerial dan direksi, seluruh fee ditanggung perusahaan klien.

Apakah fee headhunter kena PPh 23?

Umumnya ya. Perusahaan memotong PPh 23 sebesar 2% dari fee bruto, tidak termasuk PPN, saat membayar headhunter dalam negeri, dan tarifnya naik 100% bila headhunter tidak memiliki NPWP. Karena PMK 141/2015 tidak menyebut jasa rekrutmen secara khusus, konfirmasikan klasifikasinya dengan konsultan pajak.

Kapan sebaiknya memilih retainer dibanding success fee?

Pilih retainer untuk posisi direksi, C-level, penggantian yang harus dirahasiakan, atau keahlian yang sangat langka, karena pencariannya memerlukan pemetaan pasar dan pendekatan kandidat pasif yang intensif. Success fee cukup untuk posisi manajer dengan pasar kandidat yang lebih luas dan waktu yang tidak terlalu mendesak.

Apakah ada garansi jika kandidat keluar dalam masa awal?

Banyak headhunter menawarkan masa garansi penggantian, tetapi syaratnya tidak diatur oleh regulasi dan berbeda di setiap firma. Tanyakan panjang masa garansi, apakah penggantian gratis atau dengan pengembalian sebagian fee, dan pengecualiannya, lalu tuliskan semua itu di perjanjian kerja sama.

Berapa lama headhunter biasanya menemukan kandidat?

Bergantung pada tingkat jabatan dan kelangkaan keahlian. Sebagai contoh, proses executive search di Jesson Global berjalan sekitar empat sampai delapan minggu dari kickoff sampai penempatan, belum termasuk masa pemberitahuan pengunduran diri kandidat dari perusahaan lamanya.