Jasa Pencarian Kandidat Adalah: Jenis, Aturan, dan Biaya

Jasa pencarian kandidat adalah layanan pihak ketiga yang menemukan calon karyawan untuk perusahaan, baik lewat portal lowongan, agen penempatan, maupun executive search. Jenis yang tepat bergantung pada level posisi dan seberapa besar penilaian yang ingin Anda serahkan. Di Indonesia, penyedia penempatan diatur oleh Permenaker 18/2024, dan perusahaan tetap wajib melaporkan lowongannya.

Apa saja jenis jasa pencarian kandidat?

Ada tiga jenis yang umum, yaitu portal lowongan, agen penempatan, dan firma pencarian eksekutif. Dua jenis pertama punya nama resmi dalam Permenaker No. 18 Tahun 2024 tentang Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri, sedangkan pencarian eksekutif adalah istilah pasar. Tabel berikut merangkum syarat dan larangan bagi kategori resmi tersebut.

PPTKS adalah singkatan dari Perusahaan Penempatan Tenaga Kerja Swasta, atau yang sehari-hari disebut agen penempatan. Sederhananya, agen menempatkan orang secara langsung, sedangkan Job Portal hanya boleh bekerja secara daring, dan keduanya pada dasarnya tidak boleh menagih pelamar.

Pasal 10 ayat (4) menjelaskan bahwa perizinan berusaha berupa NIB dan/atau Sertifikat Standar. Dokumen ini wajar Anda minta sebelum kerja sama dimulai.

Jenis mana yang cocok untuk posisi Anda?

Pilih menurut level posisi, jumlah pelamar yang tersedia, dan kebutuhan kerahasiaan. Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC) mencatat bahwa perekrut contingency umumnya mengisi posisi level awal sampai menengah, sedangkan firma retained berfokus pada eksekutif senior dan direksi.

Tabel di bawah adalah kerangka keputusan yang kami susun dari pembagian tersebut, jadi gunakan sebagai titik awal dan bukan sebagai aturan.

Artinya, semakin senior dan rahasia posisinya, semakin besar bagian pekerjaan yang biasanya perlu diserahkan kepada penyedia. Untuk posisi puncak, penjelasannya ada di artikel kami tentang cara memilih executive search firm di Indonesia.

Apakah perusahaan tetap wajib melaporkan lowongan?

Ya, kewajiban melapor ada pada pemberi kerja, walaupun Anda memakai jasa pihak ketiga. Pasal 29 ayat (3) Permenaker 18/2024 menyatakan informasi lowongan pekerjaan wajib dilaporkan oleh pemberi kerja kepada Menteri melalui SIAPkerja, dan ayat (4) mensyaratkan akun SIAPkerja.

Pasal 55 ayat (1) mengatur bahwa PPTKS yang melaporkan lowongan jika pemberi kerja belum melakukannya. Dalam praktiknya, tentukan sejak awal siapa yang mengurus laporan ini, sehingga tidak ada pihak yang menganggap pihak lain sudah mengerjakannya. Laporan ini tidak dipungut biaya, dan lowongan diverifikasi secara daring oleh Pengantar Kerja dalam 1 hari kerja menurut Pasal 29.

Minimal, informasi yang dilaporkan memuat identitas pemberi kerja, nama jabatan, jumlah yang dibutuhkan, masa berlaku lowongan, dan informasi jabatan menurut Pasal 29 ayat (2). Informasi jabatan itu mencakup antara lain pendidikan, pengalaman kerja, upah atau gaji, dan domisili wilayah kerja, sehingga menyusun brief yang rapi sejak awal akan mempermudah laporan.

Apa yang harus tertulis dalam perjanjian dengan agen?

Perjanjian harus tertulis dan memuat tujuh hal minimum menurut Pasal 54 ayat (2). Ketujuh hal itu adalah identitas para pihak, hak dan kewajiban, lingkup pekerjaan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, besaran upah, imbalan jasa atau biaya penempatan, serta jaminan penempatan.

Aturan ini tidak menentukan lamanya jaminan penempatan. Sederhananya, jika kandidat keluar cepat, hak Anda hanya sejauh yang tertulis dalam kontrak, jadi rundingkan masa penggantian, pemicunya, dan bentuknya, baik pencarian ulang gratis maupun pengembalian sebagian biaya.

Tambahkan juga beberapa hal yang bisa menimbulkan sengketa. Sepakati definisi "gaji" yang menjadi dasar biaya, serta siapa pemilik data kandidat yang sudah diperkenalkan dan berapa lama perlindungannya berlaku. Rincian tentang pilihan penyedia ada di panduan jasa rekrutmen karyawan untuk perusahaan.

Berapa biaya jasa pencarian kandidat?

Tidak ada tarif resmi, sehingga biayanya mengikuti kontrak dan model yang Anda pilih. Menurut AESC, agen contingency dibayar setelah kandidat diterima, sedangkan firma retained menagih retainer di awal kerja sama. Pembahasan persentase dan contoh perhitungannya ada di panduan biaya jasa headhunter.

Pajak juga memengaruhi arus kas Anda. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) menjelaskan bahwa PPN yang dikenakan tetap 11% untuk barang dan jasa nonmewah karena memakai koefisien 11/12, dan PPh Pasal 23 atas jasa dipotong 2% dari jumlah bruto, atau 100% lebih tinggi jika penerima tidak memiliki NPWP. Apakah biaya rekrutmen termasuk daftar jasa PPh 23 perlu Anda pastikan dengan konsultan pajak.

Contoh berikut hanya ilustrasi, dengan asumsi biaya jasa Rp24 juta, penyedia memungut PPN, dan jasa ini termasuk objek PPh 23.

PPh 23 bukan biaya tambahan, karena Anda menyetorkannya ke kas negara dan bukan ke penyedia. Artinya, total uang yang keluar dari perusahaan tetap sebesar total faktur.

Bisakah perusahaan mencari kandidat sendiri lewat LinkedIn?

Bisa, dan untuk banyak posisi cara ini cukup jika tim Anda punya waktu untuk mencari, mendekati, dan menilai kandidat. Pertimbangannya adalah beban kerja dan kerahasiaan, karena pendekatan langsung dari perusahaan membuat identitas Anda langsung diketahui kandidat, sedangkan pihak ketiga bisa menjaga nama Anda sampai tahap tertentu.

Pencarian sendiri lebih cocok jika posisi tidak rahasia dan tim HR berpengalaman dengan posisi serupa. Sebaliknya, pertimbangkan penyedia jika posisi sudah lama kosong atau pendekatan terbuka bisa mengganggu tim yang ada. Jadwal pencarian level senior dibahas di artikel berapa lama executive search di Indonesia.

Bagaimana cara kerja pencarian kandidat level senior?

Pencarian level senior mendekati orang yang belum tentu melamar, sehingga prosesnya dimulai dari pemetaan pasar dan bukan dari iklan. Sebagai satu contoh, proses Jesson Global berlangsung empat sampai delapan minggu dari kickoff sampai penempatan, dan menghasilkan daftar pendek tiga sampai lima profil tervalidasi. Pencarian di Indonesia dijalankan oleh PT. Jesson Global Indonesia, dengan dukungan bagi kedua pihak selama 90 hari pertama.

Jika posisi Anda setingkat Direktur atau bersifat rahasia, Anda bisa melihat cakupan layanannya di halaman executive search.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu jasa pencarian kandidat?

Jasa pencarian kandidat adalah layanan pihak ketiga yang menemukan calon karyawan untuk perusahaan. Bentuknya bisa portal lowongan, agen penempatan, atau firma executive search. Permenaker 18/2024 mengatur portal sebagai Job Portal dan agen sebagai PPTKS, sedangkan pencarian eksekutif adalah istilah yang dipakai pasar.

Apa bedanya PPTKS dengan Job Portal?

PPTKS adalah badan usaha berbadan hukum dengan perizinan untuk layanan penempatan, sedangkan Job Portal menjalankan layanan itu secara daring. Pasal 13 Permenaker 18/2024 melarang Job Portal menempatkan tenaga kerja di luar jaringan. Keduanya tidak boleh memungut biaya dari pencari kerja, dengan pengecualian jabatan tertentu untuk PPTKS.

Apakah kandidat boleh dimintai biaya?

Pada umumnya tidak. Pasal 11 Permenaker 18/2024 melarang PPTKS memungut biaya penempatan dari pencari kerja, kecuali untuk jabatan tertentu menurut peraturan, dan Pasal 13 melarang Job Portal memungut biaya dari pencari kerja. Perusahaan sebaiknya memastikan hal ini kepada penyedianya, karena praktik yang keliru bisa merusak nama perusahaan.

Apakah lowongan harus dilaporkan jika memakai agen?

Ya. Pasal 29 ayat (3) Permenaker 18/2024 mewajibkan pemberi kerja melaporkan lowongan melalui SIAPkerja, dan Pasal 55 ayat (1) mengatur bahwa PPTKS melaporkannya jika pemberi kerja belum melakukannya. Sepakati dalam perjanjian siapa yang mengurus laporan ini, supaya kewajibannya tidak terlewat oleh kedua pihak.

Apakah jasa pencarian kandidat di LinkedIn termasuk layanan ini?

Termasuk jika pihak ketiga yang mencari dan mendekati kandidat untuk Anda, dan LinkedIn hanyalah salah satu saluran kerjanya. Hal yang perlu dicek tetap sama, yaitu perizinan penyedia, isi perjanjian tertulis, dan siapa yang menanggung biayanya. Jika tim Anda mencari sendiri, tidak ada pihak ketiga yang perlu diikat kontrak.